I Pilastri dell’Efficienza per lo Studio di Architettura di successo

25 set

Il lavoro in architettura

Lo studio di architettura affronta sfide quotidiane costanti e su diversi fronti, di cui il più impegnativo non è di solito quello creativo.

Tutti gli studi con cui ho collaborato, come architetta o come consulente, avrebbero felicemente dedicato il loro tempo solo alla progettazione. La realtà è che spesso la progettazione è l’ultima attività della lista, e spesso viene sviluppata in orari e modalità non adeguate.

Gestire uno studio di architettura è molto di più che progettare edifici: è una sfida di organizzazione, pianificazione e ottimizzazione dei processi. In questo post parlerò dei pilastri fondamentali per rendere il tuo studio più efficiente e produttivo in base alla mia esperienza.

Pianificazione strategica e gestione del tempo

Il tempo è la risorsa più preziosa, finita e non rinnovabile. Una cattiva pianificazione delle attività porta inevitabilmente a ritardi e disorganizzazione nello studio di architettura, ma soprattutto porta ad una sensazione costante di sopraffazione e fretta, a discapito dell’attività creativa che ha bisogno di tempo e concentrazione.

La pianificazione è un processo che va allenato. Attraverso trial & error, tentativi informati o estemporanei, identificare il tuo processo di progetto in termini di attività e tempistiche per poi raffinarlo continuamente è una delle priorità del tuo lavoro.

Un'architettura efficiente non riguarda solo i progetti, ma anche la gestione del tempo. Dedica ogni settimana del tempo alla pianificazione strategica: stabilisci le priorità e distribuisci le attività con scadenze chiare.

Suggerimenti pratici: Puoi iniziare dall’utilizzare strumenti di gestione del tempo come Harvest e Toggl per registrare il tempo che lo studio impiega nel portare a termine le varie attività di progetto, per poi pianificare la settimana tipo dello studio utilizzando il Time Batching e il Time Blocking.

Processi organizzativi chiari e automatizzati

La mancanza di un flusso di lavoro standardizzato può portare a perdite di tempo e confusione. La forza di un processo di progetto organizzato si manifesta soprattutto in situazioni di emergenza, funzionando come una bussola e evitando le reazioni di panico.

Definire un sistema di processi chiari che copra ogni fase di un progetto, dalla fase concettuale alla consegna finale, con relative tempistiche e milestones, può aiutarti a tenere sempre sotto controllo il progetto.

Può anche essere un valido strumento di comunicazione con il cliente, con cui definire tempi e consegne e che quindi vedrà le tue capacità organizzative oltre che progettuali. È inoltre uno strumento fondamentale per il coordinamento del team, che non dovrà sempre aspettarti per andare avanti con il lavoro o per capire quali sono i passaggi successivi.

Automatizzare i processi quotidiani e stabilire flussi di lavoro precisi ti permette di dedicare più tempo alla creatività e meno alla gestione delle scartoffie.

Suggerimenti pratici: Quando abbiamo un processo organizzato, è più facile integrare modelli standard e automazioni dei compiti ripetitivi, utilizzando software di gestione dei progetti, come Asana e ClickUP.

Gestione efficace delle risorse finanziarie

Uno studio di architettura sostenibile deve essere anche finanziariamente solido. Controllare i costi e gestire il budget è fondamentale per fare scelte e investimenti consapevoli. In altre parole, per poter evolvere in libertà.

Per gestire in modo efficace le risorse finanziarie del tuo studio, è utile avere un Business Plan che possa accompagnare la tua attività. Il Business Plan è uno strumento flessibile che ti può aiutare a definire obiettivi nel corto e medio periodo, e che ti supporta nella crescita della tua attività: monitorando le spese, stabilendo budget chiari per ogni progetto, ottimizzando i costi e definendo le tariffe orarie per te e il tuo team.

Saper gestire le finanze del tuo studio è il fondamento di un business sostenibile: crea previsioni di budget per ogni progetto e traccia le spese per evitare sorprese.

Suggerimenti pratici: Sperimenta l’utilizzo di strumenti di gestione finanziaria come Harvest, utili a tenere sotto controllo entrate e uscite e budget per progetto in base alle ore lavorate.

Comunicazione fluida e collaborazione

Una buona comunicazione è essenziale per la collaborazione tra i membri del team e con i clienti. Nella mia esperienza, costruire una comunicazione fluida e chiara nel team è la grande sfida di ogni studio di architettura, e la più sottovalutata.

Stabilire canali di comunicazione efficaci è importante per evitare fraintendimenti e mantenere tutti aggiornati sullo stato dei progetti. “Keep Calm and Have a Weekly Meeting” - State calmi e organizzate un meeting settimanale - è il suggerimento che offro spesso ai miei clienti, perchè avere un punto di contatto regolare e senza interruzioni con il team (anche con te stesso se lavori da solə) aiuta a facilitare il passaggio di informazioni e a costruire fiducia tra le persone.

La comunicazione efficace è il collante che tiene insieme il team: stabilisci canali chiari per mantenere tutti sincronizzati e allineati sugli obiettivi.

Suggerimenti pratici: Utilizza strumenti come Slack per la comunicazione interna organizzata per progetto. Utilizza un ordine del giorno chiaro con la definizione dei risultati attesi sia per le riunioni interne che per quelle esterne.

Formazione continua e aggiornamento professionale

Il mondo dell'architettura è in continua evoluzione. Investire nella crescita professionale è un pilastro chiave per mantenere il tuo studio competitivo.

L’innovazione nel nostro settore è costante, e non solo nei materiali ma anche nelle tecnologie costruttive, nelle tecniche di design e software, basti pensare all’impatto dell’IA negli ultimi anni. Rimanere attenti a cosa sta avvenendo e aperti alla sperimentazione è una capacità sempre più importante. Per tenerti aggiornatə su questi temi, avrai bisogno di tempo e di risorse finanziarie, e qui torniamo alla pianificazione di tempo e budget.

Il miglior investimento che puoi fare è su te stesso e sul tuo team: la formazione continua è ciò che manterrà il tuo studio all'avanguardia e pronto a evolversi.

Suggerimenti pratici: Iscriversi a corsi online su piattaforme come Coursera o partecipare a seminari del settore, confrontarsi con collaboratori, collaboratrici e colleghə per tenerti informatə e creare condivsione.

Cos’è il successo per te

Vorrei tornare sul tema del titolo, non l’efficienza ma il successo. Per gestire e guidare il proprio studio verso il successo, hai bisogno di fermarti e capire cos’è il successo per te: più progetti qualsiasi essi siano? più fatturato? meno progetti ma quelli giusti con i clienti giusti? un team affiatato che si diverte a progettare insieme?

Sono infinite le declinazioni che può avere il successo per uno studio. Più riuscirai a defiire la tua visione, a descriverla e a immaginarla nella tua mente, più costruirai una visualizzazione chiara che ti motiverà e ti stimolerà lungo la tua avventura. Proprio come in un progetto: è l’immagine iniziale, lo schizzo, a diventare l’obiettivo a cui tendiamo con il nostro lavoro.

COME MIGLIORARE l’EFFICIENZA DEL TUO STUDIO

Probabilmente il lavoro in architettura non è quello che immaginavi durante gli anni dell’Università, ma non per questo può essere meno creativo e stimolante.

Come architettə abbiamo avuto la fortuna di imparare un metodo progettuale - il Design Thinking - che può essere applicato a qualsiasi progetto e iniziativa, anche al tuo progetto più importante: il tuo studio.

Affronta questo progetto con tutta la tua creatività e capacità strategiche, dagli un codice di progetto e dedicagli tempo ogni settimana. Il lavoro di organizzazione, pianificazione e gestione è meno noioso di quello che pensi, quando affrontato come un problema strategico da risolvere. Parola di Professional Organizer!

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Veronica Baraldi https://www.veronicabaraldi.net