Il segreto dell’efficienza dello studio di architettura? Il suo sistema condiviso

Il Sistema Condiviso - l'infrastruttura digitale e non su cui lavora lo studio - è l'elemento che influenza più direttamente la produttività e l'efficienza dello studio, e uno dei primi a dover essere impostato per lavorare al meglio.

Questo post spiega qual’é la sua importanza e il suo ruolo nel lavoro in architettura, e del perché dovrebbe essere la priorità nell’organizzazione dello studio di architettura.

Cos’è il Sistema Condiviso

Per Sistema Condiviso si intende l’infrastruttura - digitale e non - che supporta il lavoro dello studio di architettura. È quindi la base su cui si appoggiano e si sviluppano le diverse fasi del lavoro e le diverse attività, di progetto e di gestione.

Nel Sistema Condiviso rientrano:

• la struttura del Server

• l’organizzazione delle Cartella di Progetto tipo

• i documenti standard di supporto alla produzione, come Relazione, CME, Scheda di Progetto, ecc.

• i modelli grafici di supporto alla produzione, come il template di AutoCAD o REVIT, Presentazione tipo

• il sitema di Codificazione adottato per nominare i file e gli elaborati

• il Processo di Progetto tipo, incluso le modalità di comunicazione e revisione

• il Manuale di Studio

Stiamo quindi parlando di tutti quegli elementi con cui lo studio lavora quotidianamente e che ha bisogno di gestire in modo veloce per poter lavorare in modo fluido.

L’importanza strategica del Sistema Condiviso

Ecco alcune domande che possono spiegare da sole perché avere un Sistema Condiviso organizzato è l’arma segreta di uno studio di architettura:

• Quante volte non trovi un file su cui hai bisogno di lavorare?

• Quante volte la produzione di un disegno prende più tempo del necessario perché impostato con layers e blocchi che non utilizzi abitualmente?

• Quante volte non sai dove salvare un file e/o come intitolarlo?

• Quante volte il lavoro si blocca perchè non sai qual’è il passaggio successivo e non sai a chi chiedere o quando?

• Quante volte per iniziare una Relazione Illustrativa o una Presentazione cominci con un documento vuoto con la necessità di impostare tutto da zero, o prendi un documento da un altro progetto come base?
  

I veri momenti di inefficienza nel lavoro di architettura non sono le ore spese in revisione o ad accompagnare un collaboratore a capire il compito che gli affidi, ma i vari minuti sparsi qua e lá persi in operazioni inutili se avessi un Sistema Condiviso chiaro e applicato in modo omogeneo.

Questi minuti persi alla fine della giornata diventano sì ore, e sono quelle che pesano di più sulla produzione, anche perché sono momenti di distrazione in cui si interrompe il flusso creativo e produttivo, con conseguente frustrazione e perdita di concentrazione (non parlaimo poi delle impostazioni del plotter che ancora non abbiamo aggiornato…).

Il Sistema Condiviso come base dell’efficienza

La base dell'efficienza nel lavoro di squadra è l'implementazione di un sistema di lavoro omogeneo e coerente.

Avere un sistema condiviso presuppone che i membri del team adattino il proprio sistema di lavoro al sistema condiviso, per facilitare il lavoro comune. In questo senso, è molto importante che il sistema che lo studio adotta sia costruito e implementato a misura della sua attività e delle capacità  della squadra. 

La base di partenza di un Sistema Condiviso è spesso la stessa, intesa come l’elenco degli elementi che ne fanno parte, ma la sua implementazione è sempre diversa. Non esiste un unico sistema giusto e corretto che possa essere applicato a qualsiasi situazione. C'è il sistema giusto per ogni studio e per ogni identità professionale.

Il perché è presto detto: ogni studio di architettura lavora in modo diverso e adotta un processo di produzione differente. Al suo interno entrano in azione diversi modelli, diverse procedure, e il Sistema Condiviso deve riflettere la specificità di queste parti per poter rispondere alle esigenze dello studio, e per essere utilizzato da tutti i collaboratori e collaboratrici.

TEMPO BEN INVESTITO

Se stai rivedendo l’organizzazione del tuo studio, o se stai iniziando una nuova attività, dedica tutto il tempo necessario a progettare un Sistema Condiviso a tua misura, con tutti gli elementi che faranno parte del tuo workflow ben impostati.

Il tempo dedicato in questa attività, per quanto ti possa sembrare troppo nel momento, ti consentirà di risparmiare tantissimo tempo ed energie nei mesi e anni futuri.

Se hai bisogno di supporto nella progettazione e implementazione del tuo Sistema Condiviso, le mie consulenze Studio SMART sono fatte per te.

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